Бесплатная консультация юриста:
8 (800) 500-27-29 (доб. 553)
СПб и Лен. область:Санкт-Петербург и область:
+7 (812) 426-14-07 (доб. 318)
Москва и МО:
+7 (499) 653-60-72 (доб. 296)
Получить консультацию

Кадровые документы смена фамилии

Смена фамилии сотрудника

Акция месяца 8 88 Сотрудница вышла замуж и изменила фамилию. Как правильно написать приказ и оформить другие кадровые документы. Документом, удостоверяющим личность работника, является паспорт. Соответственно , сначала работница должна внести изменения в него- получить новый паспорт.

Узнать подробности. После чего сотруднице необходимо написать заявление с просьбой внести такие изменения в кадровую документацию, предоставив подтверждающие документы, а работодатель должен издать приказ и внести такие изменения. Если одного документа недостаточно, то ссылка делается на оба. Как правило, при внесении изменений в трудовую книжку ссылка делается на свидетельство о браке.

При внесении изменений в трудовой договор одновременно вносятся изменения и в реквизиты паспорта работника. Читайте подробнее о Изменении фамилии в трудовом договоре по этой ссылке. Далее, сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. При этом, дата приказа будет текущая дата, то есть дата предоставления документов сотрудником.

Следовательно, после внесения всех изменений в кадровые документы, Вы можете сотрудницу уже идентифицировать под новой фамилией. Основным документом, удостоверяющим личность работника является паспорт. Однако, в паспорте, при его замене в связи со сменой фамилии, не указывается, какую фамилию работник носил до замены паспорта.

Только в свидетельстве о браке, расторжении брака и свидетельстве о смене фамилии прямо указано: какая фамилия и на основании чего изменена и как она изменена. Поэтому в трудовой книжке при внесении записи о смене фамилии, как правило, ссылка делается именно на свидетельство о браке либо как на единственный документ либо на паспорт и свидетельство о браке. Аналогичная позиция озвучена в п. Таким образом, можно сделать вывод, что до официального внесения всех изменений в персональные данные сотрудника, она должна подписываться старой фамилией, чтобы вы могли ее идентифицировать.

Следовательно, в заявлении о смене фамилии сотрудница должна указать свою девичью фамилию до регистрации брака фамилию — как фамилию заявителя. Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать работодателю письменное заявление с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы свидетельство озаключении брака, разводе, паспорт.

Первый способ : внесение исправлений непосредственно в текст первоначального документа. Авторы системы исходят из прямого положения ст. Эта позиция имеет право на существование. Однако, порядок внесения технических исправлений в документ требует соблюдения определенной процедуры. Например, исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц пункт 7 ст.

Аналогичный порядок внесения исправлений непосредственно в текст документа определен, например, и Приказ Минюста РФ от В соответствии со ст. ВС РФ Таким образом, если в трудовой договор просто внести исправление путем зачеркивания одной фамилии и внесения иной фамилии, то работник просто будет лишен возможности, при необходимости нотариально заверить копия с этого документа.

Кроме того, подобное исправление допустимо при одновременном внесении исправлений в оба экземпляра трудового договора, нужно сохранить их тождество аутентичность. А если, например, работник не предоставит свой экземпляр, а при рассмотрении спора в суде появятся два экземпляра трудового договора один с исправлениями, а второй без них…. То спор о подлежащем применению документе неизбежен. При необходимости внесения изменений в договор, можно составить дополнительное соглашение к договору, в котором описать все вносимые в документ исправления и изменения.

Что делает все исправления, внесенные таким способом, легитимными законными. Более того, во втором случае нам совершенно не нужно в момент подписания доп. Ситуация, когда работник просит вас внести изменения в кадровые документы, встречается на практике довольно часто. Очень важно сделать это быстро и правильно. В каких случаях меняется фамилия и иные сведения о работнике?

Какими документами подтверждаются изменения? Что и как нужно исправить, какие бумаги оформить? В нашей стране любые изменения личных данных человека имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т.

Личные данные работника могут измениться в результате заключения брака, развода или решения человека их поменять. Задача кадровой службы, особенно в крупных организациях, как можно быстрее оформить эти изменения, чтобы предотвратить путаницу в оформлении организационных, бухгалтерских и налоговых документов.

Итак, если необходимо изменить личные данные работника, он должен написать соответствующее заявление в кадровую службу организации. Заявление в свободной форме работник должен написать собственноручно и приложить к нему копии подтверждающих документов свидетельство ЗАГС, паспорт и т. Образец заявления представлен ниже.

Часто бывает так, что работник просит изменить его фамилию в кадровых документах только на основании свидетельства, выданного отделом ЗАГС, еще не поменяв паспорт.

Обязательно поясните, что прежний паспорт действителен только в течение месяца со дня выдачи свидетельства, и что за проживание с недействительным документом предусмотрен административный штраф. Попросите работника указать в заявлении, когда именно он обязуется предъявить вам новый паспорт.

На основании личного заявления работника и подтверждающих документов издается приказ по личному составу в свободной форме. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения образец.

Трудовая книжка. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве производится на первой странице титульном листе трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя запись и вносится новая. Не забудьте указать дату внесения изменений образец ниже. Трудовой договор. Итак, на очереди этот важный документ. Напомним, что статья 57 Трудового кодекса предписывает включать в текст трудового договора фамилию, имя, отчество работника и сведения о документе, удостоверяющем его личность.

Поэтому изменение этих данных обязательно должно быть отражено в трудовом договоре. Сейчас большинство кадровиков оформляют соглашение сторон или приложение к трудовому договору, то есть используют механизм, предназначенный для изменения условий договора. Никаких нареканий со стороны контрольных органов это обычно не вызывает. Но следует помнить, что статья 57 позволяет вносить недостающие сведения непосредственно в текст договора образец.

Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу. Москва, ул. Михалковская, д. Москва, бул. Яна Райниса, д. Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц – без сокращений, с указанием адресов их органов.

Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Если нотариально удостоверяемый документ подписывается лицами, исправления в нем оговариваются и подтверждаются подписями этих лиц, а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса с приложением его печати.

При этом исправления делаются так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте. Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается лицами например, свидетельство о праве на наследство , оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением печати.

Если документ, подлежащий удостоверению или свидетельствованию, изложен неправильно или неграмотно, нотариус предлагает обратившемуся лицу исправить его или составить новый. По просьбе обратившегося лица документ может быть составлен нотариусом. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.

Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Все права защищены.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. С нами более 1 миллиона подписчиков. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России.

За какие нарушения в работе с персданными вас будут штрафовать: Роскомнадзор обновил список претензий. О сайте Ввести код доступа. А еще Ответы на вопросы Кадровое делопроизводство.

Работница смена фамилию. Как оформить кадровые документы? Средний балл: 0 из 5. Темы: Кадровое делопроизводство.

Вопрос-ответ по теме Работник выдал представителю доверенность на подачу документов. Можно ли по такой доверенности получать документы по почте? Правомерно ли увеличить численность юрлица в отдельный временной период?

Как правильно оформить документы кадров работнику если сотрудник сменил фамилию

Действительно, в такой ситуации приказ по кадрам нельзя выпустить без соответствующего заявления. И сразу скажем, что единая форма для таких прошений отсутствует. Поэтому заявление может быть написано в свободной форме. Но чтобы ничего не выдумывать с нуля, проще использовать образец кадрового заявления о смене фамилии, разработанный нашими специалистами.

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии вследствие вступления в брак. Моя прежняя фамилия — Серафимова, новая фамилия — Стрешнева.

Москвы, код подразделения Важно понимать, что к заявлению о смене фамилии после замужества следует обязательно приложить копии подтверждающих документов. Без них заявление кадровику принимать нельзя. Тем более что они должны быть на руках у сотрудницы. Специалисту кадровой службы останется просто сделать с них копии и приложить их к заявлению. Также понадобится копия нового паспорта работницы, который ей выдаст паспортно-визовое отделение ОВД УВД соответствующей территории.

Учтите, что персональные данные, которые приведены на карточке страхового пенсионного свидетельства — СНИЛС, должны соответствовать данным паспорта работника. При этом номер индивидуального лицевого счета останется прежним. В ситуации смены фамилии по причине вступления в брак пройти процедуру обмена свидетельства можно лично либо через своего работодателя.

Хотя жёсткая обязанность заменить его законом не установлена. Подпишитесь на бесплатную рассылку, чтобы получать новые статьи Я принимаю условия Политики конфиденциальности. Документы образцы, шаблоны, формы. Актуально на 11 января Сотрудница принесла в отдел кадров свидетельство о заключении брака и паспорт, в котором указана ее новая фамилия.

Понятно, что начать надо с заявления о смене фамилии. Без этого документа не может быть кадрового приказа о перемене персональных данных в связи с замужеством. Рассказываем, как всё грамотно сделать в отношении заявления в отдел кадров о смене фамилии в связи со вступлением в брак в году.

Збруеву от бухгалтера И. Не забывайте, что в случае смены работницей фамилии по причине вступления в брак соответствующие коррективы необходимо внести и в её трудовую книжку.

Теги: бланки документы кадровый учет персональные данные реквизиты. Блог для кадровика: трудовое законодательство, образцы кадровых документов, оформление и прекращение трудовых отношений, выплаты в пользу работников и многие другие кадровые вопросы рассматриваются этом сайте. Наш сайт будет полезен кадровым работникам небольших организаций и индивидуальным предпринимателям. На сайте представлен бесплатный профессиональный контент. При этом мы стараемся минимизировать количество рекламы, чтобы она не отвлекала от прочтения статей.

Свежие новости Все о трудовых книжках Документы образцы, шаблоны, формы Закон на пользу работодателю Законодательство для кадровика Самозанятые Судебные решения Общие вопросы Ответы на вопросы по трудовому праву Пошаговые кадровые процедуры Проверки трудовой инспекции Справочник Контакты. Сообщить об опечатке Текст, который будет отправлен нашим редакторам:. Ваш комментарий необязательно :.

Отправить Отмена.

Как поменять ИНН при смене фамилии

Работница должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных п. Табельный номер оставьте прежним. Трудовой договор. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально.

Личная карточка. Прежнюю фамилию аккуратно зачеркните, сверху или рядом напишите новую. Трудовая книжка. Установите разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником.

Копия паспорта все страницы. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р. Уведомить Демину Р. Генеральный директор Е. Краснодар, ул. Дзержинского, д. Краснодар, пр. Радищева, д. Фактический адрес: , г. Телефон: 8 В соответствии с п. Но в этом же пункте предусмотрено, что допускается заполнение данного заявления кадровыми либо другими службами организации.

Значит, необходимо именно во внутренних локальных документах организации предусмотреть, кто именно занимается переоформлением свидетельств государственного пенсионного страхования — сами сотрудники или отдел кадров. При смене работником ф. Ведь условия трудового договора не изменяютс я ст.

Аналогичным образом нужно изменить фамилию работника в следующих документах: Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, тогда просто поменяйте ф.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п. Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником чаще — сотрудницей фамилии.

Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака.

С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом печатью организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:. Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта.

Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п. В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии.

Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Менять записи в процессе смены данных надо в несколько этапов.

Запись делается так, чтобы почерк был разборчив, не содержал в себе исправления и подчистки. Ниже предлагаем вашему вниманию пример внесения изменений в трудовую книжку, если сотрудник поменял фамилию.

В отделе кадров специалисты поднимают личное дело гражданина, после чего составляют специально для него дополнительное соглашение. Обратите внимание, что исправлению подлежат оба экземпляра договора: и тот, который хранится в организации, и тот, что находится у сотрудника.

Смена фамилии является тем фактом, который предполагает предпринять кадровика или работодателя такое действие как внесение изменений в трудовую книжку.

Основания для подобных действий знакомы и понятны каждому. Самый распространенный случай — это вступление работника в замужество и принятие фамилии супруга.

В этом случае изменить фамилию необходимо сразу же после смены работником паспорта на новую фамилию. Также, фамилия может быть изменена работником по своему собственному желанию и по своему усмотрению в паспортном столе. Как правило, изменения в трудовую также вносятся после получения нового документа, удостоверяющего личность.

В качестве обоснования необходимости внесения изменений рассматриваются: Для работницы, которая поменяла фамилию в связи с замужеством, поскольку такие случаи наиболее часто встречаются на практике, достаточно представить свидетельство о браке.

Образец заявления выдается в кадровой службе работнику в заполненном в электронном виде. Изменение биографических сведений может привести к ошибкам, которые в свою очередь допускаются уполномоченными сотрудниками кадрового отдела.

В некоторых ситуациях может возникнуть вполне объективный вопрос о том, что делают кадровые работники если сотрудник поменял паспорт. Среди них особенно стоит выделить следующие: Алгоритм действий полностью идентичен тому, который применяется при изменении персональных сведений. Однако, в рамках рассматриваемой ситуации будет меньше бумаг, в которые потребуется вносить поправки.

Среди таких бумаг выделяются: трудовое соглашение; лицевой счет в финансовой организации; личная карточка; доверенность и так далее. Не стоит забывать об изменении фамилии в бухгалтерском учете, который касается этого работника и пр. Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.

Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.

Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.

Прописывается, на основании каких конкретно документов издается приказ, указываются их номера и даты. Классический вариант — свежий паспорт работника, его заявление плюс свидетельство о заключении брака. На практике частенько возникает путаница именно с расчетными документами. Работнику могут не выдать заработную плату вовремя в связи с тем, что он проходит под другой фамилией.

В конце приказа должна стоять подпись руководителя учреждения с указанием его должности и расшифровкой. Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.

Главное — дождаться момента, когда сотрудница организации получит свидетельство о разводе и паспорт с обновленными данными на руки.

На первой странице титульном листе трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.

Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:. Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО — трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления. Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала.

Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике. Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст. На обложке слева от титульного листа прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре. Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью — достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника. При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело личная карточка Т Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные.

Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений. В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия. В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи. В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

Лицевой счет работника формы Т и Та — внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т.

Изменения в форму Т вписываются аналогично — путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.